Planlegger for fremtiden med Dynamics NAV

På drøyt 20 år har tradisjonsrike Oluf Lorentzen AS seksdoblet omsetningen. Det siste tiåret har de brukt Microsoft Dynamics AX som ERP-system, men nå går de over på Dynamics NAV levert av Oseberg Solutions for å forberede seg på fremtiden.

– Vi har hatt et bra ERP-system og en bra leverandør, men den tekniske gjelden på Dynamics AX 4.0 begynner å bli stor og vi trenger en oppgradering. Etter en grundig prosess der vi evaluerte både systemer og leverandører falt valget på Microsoft Dynamics NAV levert av Oseberg Solutions. Det mener vi er det beste valget for oss med tanke på fremtiden, forteller IT-sjef Jarl Eirik Bærø hos Oluf Lorentzen AS.

De benytter Dynamics AX til finans, logistikk, lager og innkjøp. Nesten alle varene blir levert via hovedlageret på Vestby. Da ERP-løsningen ble implementert var Oluf Lorentzen AS i hovedsak en direkteleverandør. Nå blir store deler av leveransene levert via grossist.

– Selv om vi ikke har veldig mange brukere er kravene til systemene de samme som hos en større bedrift. Den store omsetningsøkingen, nye bransjekrav samt endringene i leveransemodellene gjør at vi trenger nye metoder for å håndtere internlogistikken på en bedre og mer effektiv måte. I tillegg er gode prognoseverktøy viktig for oss. Noen av produktene våre, for eksempel ferskost, har kort holdbarhet og da må vi være sikre på at vi leverer riktig mengde til riktig tid, forklarer Bærø.

– Vi skal være både fleksible og effektive på samme tid, og det er en stor utfordring. Når vi implementerer Dynamics NAV vil vi standardisere så mye som mulig, og heller legge tilleggsprogrammer på utsiden for å håndtere særegenheter. Vår plan er å nedbetale denne investeringen på ganske kort sikt. Dette da vi forventer å kunne effektivisere flere nøkkelprosesser som for eksempel beregninger og prognoser i forbindelse med salg, innkjøpsprosessen samt vår internlogistikk.

Tradisjonsrik bedrift

Allerede i 1869 startet Lorentzen-familien butikk på Karl Johans gate i Oslo. De importerte alt fra brennevin til bananer og Coca Cola. I dag har bedriften i overkant av 100 ansatte og av disse bruker 60 Dynamics AX.

– I vår bransje er matsikkerhet, sporbarhet, oversikt over allergener, kaloriinnhold og miljøinformasjon viktig. Det må komme tydelig frem i vareinformasjon over alt, forteller salgssjef Tom Erling Berg.

Han understreker viktigheten av at ikke bare IT og logistikk driver ERP-prosjektet.

– Hele organisasjonen er med på overgangen. Vi er hele tiden på jakt etter nye varer vi kan introdusere for markedet, men søker også konkurransefortrinn i teknologien. For eksempel har vi vært tidlig med alt fra nettsider og netthandel til håndterminaler, understreker han.

Valget av NAV

Med lanseringen av Dynamics 365 har Microsoft hatt stort fokus på Dynamics AX. Dynamics NAV, som generelt passer det norske SMB-markedet bedre, kommer etter sigende i den nye versjonen Dynamics Business Central høsten 2018. Denne vil kunne kjøres både on-site eller i skyen.

– Vi mener Dynamics NAV er en riktigere løsning for mange norske bedrifter. Utviklingshastigheten er raskere og lisensene rimeligere. Det er spennende at Oluf Lorentzen AS er fremoverlente og ser ny teknologi som et konkurransefortrinn, sier salgssjef Per Tonny Berg i Oseberg Solutions.

Kunnskap og erfaring med handel og logistikk har vært avgjørende for Oluf Lorentzen AS i valg av leverandør.

– Vi tror Dynamics NAV passer oss med tanke på størrelse, kostnader og fleksibilitet, men vi har vært vel så opptatt av leverandør som produkt. Oseberg Solutions er en passe stor leverandør med riktig kunnskap. Vi kan snakke direkte med fagkonsulentene, og slipper å gå via et mellomledd. Det er en klar fordel, sier Bærø.

Klare om ett år

Kontrakten ble underskrevet 31. januar i år, og oppstart skal etter planen være første kvartal 2019. Prosessen er allerede godt i gang.

– En utfordring er at mange brukere er fornøyd med løsningen vi har, og at skiftet skjer fordi vi vil ligge i forkant. Samtidig er innkjøpsavdelingen veldig klare for en mer moderne løsning. Vi har satt opp prosjektgrupper og alle de viktige fagområdene er involvert. Nøkkelpersoner fra alle ledd er med i disse gruppene. Så gjenstår det å se om vi klarer å oppnå målene våre, sier Bærø.

Du kan følge med på prosessen hos Oluf Lorentzen på våre nettsider i tiden framover. Oluf Lorentzen AS og Oseberg Solutions kommer også til DynUG brukergruppes fagkonferanse i november for å fortelle om sine erfaringer.