En løsning å vokse med

En løsning å vokse med

Reolteknikk trengte å bytte ut det gamle regnskapssystemet med et mer fremtidsrettet ERP-system. Løsningen ble Dynamics NAV driftet i skyen/Azure, levert av Oseberg Solutions AS. Det sparer både tid og øker kvaliteten på leveransene.

– Vi leverer alt fra enkle til komplekse reolløsninger for lager og verksted. I tillegg er vi konsulenter på inn-redning, tegner løsninger og monterer. Tidligere var det mye manuelt arbeid med å lage et tilbud. Vi kunne fort bruke 15 minutter på en oppgave som i dag bare tar et par minutter, forklarer Grunde Aasen, avdelingsleder for Reolteknikk avdeling Ålesund.

Det Gjerdrums-baserte selskapet ble etablert i 2006, og har vokst mye de siste årene. Aasen har vært sentral i overgangen fra et enkelt regnskaps-system til Dynamics NAV levert over Azure av Oseberg Solutions. Denne typen løsninger vil fra 2019 hete Dynamics Business Central.

– Vi startet arbeidet i 2017, og gikk live 1. januar 2018. Da var alle grunndata på plass. I tillegg til å forenkle en rekke oppgaver har vi fått flere nye funksjoner på plass. Vi har fått en mer fleksibel og moderne løsning på alle vis.

Bedre fraktberegning

En avgjørende faktor for Reolteknikk er fraktberegning. Mange av produktene er lange og tunge, og da er nøyaktighet svært viktig.

– Tidligere måtte de som skrev tilbud ha en viss erfaring, og både se for seg hvordan pakken ville bli og tippe vekten. Nå har vi lagt inn en fraktvekt på alle produktene våre, samt opprettet 20 000 strukturpakker med tilhørende 3D-illustrasjoner. Oseberg har hjulpet oss med en tilpasning som gjør at vi bare trenger å trykke på en knapp, så beregner systemet frakten, forklarer Aasen.

Med 2500 sendinger årlig har dette vært en viktig brikke for Reolteknikk.

– Den nye løsningen er integrert med Logistra og Cargonizer, som igjen støtter en rekke fraktavtaler. Tidligere måtte vi sitte med et regneark for å få frem frakten, nå går alt automatisk og sendingene blir opplastet via EDI.

Raskere tilbud

– Fraktberegningen er en av flere faktorer som gjør at tilbudsskriving nå går vesentlig raskere. Tidligere ble alt av tilbudsskriving gjort i Microsoft Word. Nå flettes data fra produktdatabasen i NAV sammen med informasjon om mål, frakt og 3D-illustrasjoner, og et standard tilbud er klart på et par minutter. Så gjør vi eventuelle estetiske justeringer og eksporterer tilbudet til en PDF, som vi sender via e-post. Det er også mulig å gjøre dette på farten.

Løsningen kommer med en mobil app der vi har tilgang til å lage tilbud, selv om det er litt tidkrevende på mobilen.

– Jeg bruker den særlig til å kontrollere at forsendelser er levert, for deretter å fakturere dem direkte fra mobilen. Det er utrolig enkelt, forklarer Aasen. Dynamics NAV er integrert med Microsoft Office, slik at du kan legge til kontakter og følge opp leads gjennom Outlook.

Bedre vareflyt

Et annet viktig poeng for Reolteknikk er vareflyten, som nå har blitt enklere med Dynamics NAV.

– Vi har fått bedre kontroll på beholdninger, med egne systemer for plukk av varer. Et enkelt eksempel er synligheten på varer. Tidligere, når vi reserverte varer, var ikke dette synlig når vi fikk leveranser. Det betyr at det for selgerne kunne se ut som om det kom inn 2000 hyller til lager, selv om de var reservert en eksisterende ordre. Nå synes ikke reserverte varer for andre, forteller Aasen.

I tillegg har vi FIFO-enhetskost på varer, som oppdateres hver gang vi bokfører en bestilling slik at kostprisene i systemet alltid er riktig.

Godt samarbeid

Løsningen til Reolteknikk er basert på Oseberg Solutions løsningen Handel Basis som har årlige oppgraderinger inkludert i prisen.

– Vi har betalt en oppstartskostnad, og gjort mye av den praktiske jobben selv. Slik har vi holdt kostnadene nede og samtidig skaffet oss god oversikt over løsningen. Oseberg Solutions har vært flinke til å gjøre oss bedre, og har vi kommet med forslag som flere har nytte av har de tatt utviklingskostnaden selv.

Kostnadene holdes nede ved at Reolteknikk deler server med andre, noe som gir enkelte begrensninger i forhold til tilpasninger.

– Etter ett års drift er erfaringen at vi har fått en leverandør vi kan stole på og et system vi kan vokse videre med. Og skulle vi ha behov for en mer spesialisert løsning på sikt, kan vi enkelt flytte data-basen vår over på en egen server, poengterer Grunde Aasen.