Norske apotekkjeder måtte tenke nytt da et felles fagsystem ble avviklet. Apotek 1 med sine rundt 460 apotek valgte Microsoft Dynamics F&O med tilhørende POS-system. De deler erfaringer fra prosjektet under DynUG-konferansen i mai.
– Da fagsystemet ble lagt ned gjorde vi en vurdering av ulike løsninger og måter å organisere prosjektet på. Vi landet på Microsoft Dynamics F&O med POS-løsning integrert med et egenutviklet system for resepter, forklarer Ørjan Baardsen, systemarkitekt og prosjektleder retail.
Han har ansvaret for Dynamics F&O og POS-systemet hos Apotek 1. Sammen med arkitekturleder Tor Einar Hofset kommer han til Gardermoen 28. mai for å dele erfaringer fra prosjektet.
– Det er mye integrasjoner og prosesser på tvers, og vi har også tatt i bruk Microsoft Dynamics på flere områder. Under konferansen vil vi vise hvordan vi har styrt prosjektet i forhold til arkitektur, fra krav ned til gjennomføring. Vi vil også si noe om utfordringene vi har møtt underveis, for eksempel arbeidsflater som vi bruker i stor skala.
Du vil også få høre om utrullingen.
– Vi har cirka 460 apotek og 5500 brukere. Et eget utrullingsteam gjennomfører opplæring av apotekene i forkant for å lære opp superbrukere. Det er cirka 250 oppgaver som skal gjennomføres før ett apotek går live. Vi ruller ut cirka 10 nye hver uke, så det er 2500 oppgaver der 50-60 personer er involvert. Per april 2024 har vi rullet ut 110 apotek. Vi forventer å være ferdig i løpet av mars/april neste år, forklarer Baardsen.
Apotek 1 er landets største apotekkjede. De har valgt å kjøre dette store IT-prosjektet selv.
– Vi har ansatt to utviklere og henter inn konsulenter etter behov. Flere partnere er involvert, litt avhengig av kompetansen vi trenger. Fordi integrasjoner berører flere systemet har vi organisert dette som et fast initiativ som går på tvers av systemene, og deretter prosjekter for de ulike delene som F&O/POS, reseptur-løsningen og så videre.
Det er mange måter en resept kommer inn til Apotek 1. Alt skal inn i en helhet, uansett hvor ordren kommer fra, og data skal ut for analyse.
– For å kunne overvåke alt som skjer i de ulike systemene har vi tatt i bruk business events, som trigger en beskjed til Azure når en definert handling skjer. Da kan vi se at en ordre har gått fra en tredjepart, inn i Dynamics F&O og opprettet en salgsordre. Vi kan også fange opp om noe uventet skjer på veien, understreker Baardsen.
Du møter ham og kollega Tor Einar Hofset på DynUG vårkonferanse tirsdag 28. mai. Sjekk hele programmet og meld deg på her.